长期以来，人事档案工作总是隐居于各项工作背后，一直以“机密”居称，很少与外界建立联系，在管理方面重纸质档案的收集和整理、轻电子档案的建立，把宝贵的信息资源都埋藏在案卷里，影响了人力资源的开发，大大制约了档案事业的发展。
  　21世纪是信息社会的时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，随着流动人员人事档案数量的增多，对人事档案进行信息化管理势在必行。近年来，江苏扬中市人才服务中心对流动人员人事档案管理信息化进行积极探索，实现了人事档案的转进、材料收集、查询、统计、转出等功能的现代化，实现流动人员人事档案管理从控制型管理向服务型管理转变，从封闭型管理向开放型管理转变，从静态管理向动态管理转变，提升了档案管理水平，提高了服务效率，激活了人事档案的生命力，提高了人力资源工作绩效。
    信息全面化。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》第十六条要求，人才服务中心联系工作实际，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量，在仔细分析和调研论证的基础上，自行设计并开发了人事档案管理系统，设立了一个固定模块和五个动态模块。一个固定模块即公共模块，包含相对固定的一些基本情况，如姓名、性别、身份证号、家庭住址和联系电话等。五个动态模块包括：学历和工作简历模块，职务任免和职称模块，奖惩模块，档案流动模块，档案材料收集模块等，历次变动情况均能在信息系统里反映。在录入信息时把好“入门关”和“更新关”，把记载在案卷里的纸质人事档案信息一一分解，相对应地填充到各个模块中去，一份电子化的人事档案便初具雏形。
    查询快速化。传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索取编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、身份证号、档案号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一览无余，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。
    统计多样化。统计分析工作是人力资源管理工作的重要组成部分，而统计的基本信息来源于人事档案，按照传统的工作方法，完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力、物力和时间，周期长，过程繁琐，且准确性、时效性差。统计手段的落后直接影响了工作的成效。各种统计资料，用的时候出不来，出来的时候又用不上，制约了人力资源的开发。利用人事档案管理系统的统计功能，能按照年龄、学历、职称、工作单位、政治面貌等多个字段逐个或者综合统计，自动生成各类报表，并可转化成各类图表，提供给各级领导和用人单位分析和决策，提高了人力资源配置的合理性和有效性。
    服务社会化。以网络为载体，以人事档案信息系统为平台，在网站上开通了网上查文件功能。为个人开辟“查档直通车”，只需输入姓名即可查询基本情况；为单位分配用户名和密码，登录后即可查询本单位托管人员的档案信息，档案文件以只读形式出现，只可浏览，不可修改。把不属于保密范围的信息向社会公开，有效拉近档案与社会的距离，让公众拥有对档案的知情权，既保证了利用者的合法权益，又增强了公民的档案意识，促进了人事档案工作更好地为公众服务。  （作者：李  燕，单位：江苏省扬中市人才服务中心）

来源：中国人事报